Sirdal formannskap skal torsdag behandle ombyggingen og påbyggingen av Sinnes skule. Prosjektet mangler et beløp til uforutsette utgifter på 1,0 – 1,5 millioner kroner. Omfattende sakspapirer til denne viktige saken ble oversendt politikerne onsdag ved 17-tiden. Da har de 19 timer til å lese og sette seg inn i saken. Byggesakspapirene med kontrakt og vedlegg utgjør 400 sider.
Rådmannens foreslåtte ramme på 14 + 14,5 millioner kroner dekker totalentreprisen med prisjustering (ca. 27 millioner kroner), inventar (1 million kroner) og ekstern byggherreoppfølging (0,5 millioner kroner). Dette betyr at det mangler en uforutsettpost, alternativt må ekstra kostnader dekkes av budsjett for inventar, vedlikeholdsbudsjett, uttrekk av enkeltposter i kontrakten eller tilleggsbevilges. Rådmannen tar selvkritikk på at det kunne vært lagt inn et beløp til utforutsette hendelser og midlertidige lokaler, eksempelvis 1-1,5 millioner kroner.
Noen av forholdene som skal utbedres ved Sinnes skule er knyttet til vedlikehold, eksempelvis solavskjerming, skifte av gulvbelegg og vinduer m.m. Disse forholdene kunne vært dekket over vedlikeholdsbudsjettet. Det kan stilles spørsmål ved om slike forhold kan inngå en reservepost for prosjektet, men uansett skal også vedlikeholdsmidler dekkes av kommunen.
Dette er svar på spørsmålet : Kostnader og inndekning av kostnader som tilkommer utenom rammen skal synliggjøres av rådmannen.
Et annet viktig spørsmål fra kommunestyret var: Risikovurdering og kvalitetssikring av inngått kontrakt. Samt vurdering av mulige ekstraarbeider og kostnader for å oppfylle lovbestemte krav til arbeidsmiljø. Vurderingene gjennomføres av nøytral, ekstern konsulent som velges ut i samarbeid med formannskapet.
Rådmannen har hatt kontakt med kommunens rammeavtalepartner for byggetekniske fag, Multiconsult, om de har anledning til å bistå kommunen med ekstern gjennomgang av kontrakten m.m. Multiconsult AS har først anledning til å bistå kommunen i mars 2020. Rådmannen har derfor henvendt seg til Rambøll AS som svarer at de kan bistå kommunen på kort varsel, men at det er viktig med avklaringer om omfang på gjennomgangen og hva de folkevalgte ønsker med gjennomgangen. Dette ble avklart i midten av denne uka og det har ikke vært anledning til å fremlegge det som formannskapet etterspør på så kort varsel.
Venstre del nærmest veien skal bygges om og heves med en etasje.
Beskrivelse av styring og oppfølging av signert byggeprosjekt, samt fremleggelse av signert kontrakt.
Byggeprosjektet er en totalentreprise der Bilstad Bygg AS har byggeledelsen. Sirdal kommune vil følge opp prosjektet fra enhet fra bygg og eiendom ved hjelp av ekstern innleid byggherreoppfølger.
Beskrivelse av ansvar og byggeledelse, inkl. kostnader.
Byggeprosjektet er en totalentreprise der Bilstad Bygg AS har byggeledelsen. Sirdal kommune vil følge opp prosjektet fra enhet fra bygg og eiendom ved hjelp av ekstern innleid byggherreoppfølger fra Prosjektgruppen. Kostnad for innleie av bistand til byggherreoppfølging er anslått til 0,5 millioner kroner og ligger inne i rådmannens forslag til finansiering.
Beskrivelse og ansvar for midlertidig skoledrift, inkl. kostnader.
Det er behov for midlertidige lokaler for en del av elever og ansatte ved skolen i byggeperioden. Midlertidige lokaler er tenkt løst ved bruk av Tjørhom grendehus som er i kommunens eie. Det er mellom- og ungdomstrinnet som er tenkt flyttet til grendehuset.
Det har vært befaring av grendehuset for å se på midlertidig bruk av grendehuset til skolelokaler. Tilpasning av Tjørhom grendehus anslås koster 0,3-0,5 millioner kroner. En del av tilpasningene bør utføres uansett om lokalene skal brukes av skolen eller ei, eksempelvis oppgradering av ventilasjonsaggregat. Dette kan belastes kommunens vedlikeholdsbudsjett. I tillegg kommer utgifter til noe transport mellom skolebyggene, eksempelvis ved bruk av svømmehall og gymsal.
Akkurat i forbindelse med foreslått byggeperiode på Sinnes skule er det ledig kapasitet både når det gjelder rom og ledige elevplasser ved Tonstad skule til å ta imot ungdomsskoletrinnet fra Sinnes skule. Dette krever i så fall at ungdomsskoleelevene ved Sinnes følger dagens bussrute fra Ådneram kl. 0700 med retur på Ådneram ca. kl. 1500-1530 om ettermiddagen. Dagens bussrute har ledig kapasitet på strekningen. Dette alternativet er ikke tilstrekkelig å unngå noe behov for midlertidige lokaler enten på Sinnes eller Tjørhom.
En tredje mulighet er å sette opp en brakkerigg på grusbanen ved Sinnes skule. En slik oppsatt brakkerigg anslås å koste 1-1,5 millioner kroner avhengig av omfang/størrelse, lengde på leieperiode og kostnader for tilkobling til strøm, vann og avløp.
Forfalte fakturaer for prosjektet så langt
Det er sendt to fakturaer fra Bilstad Bygg AS på tilsammen 510.000,- kr med forfall 4/1- 2020. Dette er i tråd med kontrakten. Rådmannen har ikke utbetalt midlene siden kommunestyret tok ut alle midler til prosjekt Sinnes skule i budsjett 2020. Rådmannen ber om formannskapets godkjenning om å betale forfalte fakturaer fra Bilstad Bygg AS.
Skissen viser ny skole.
Vurdering av rådmannen
Det har gått kort tid siden kommunestyrets budsjettvedtak og det har vært en del ferieavvikling i forbindelse med jul og nyttår. Det har derfor ikke vært mulig få fremlagt en fullstendig sak til formannskapet i tråd med kommunestyrets vedtak.
Samtidig er det meget viktig å få avklart hva som skal skje med prosjekt Sinnes skule og fastsetting av økonomiske rammer for prosjektet.
Behov for midlertidige lokaler bør primært løses ved bruk av Tjørhom grendehus. Oppsetting av brakkerigg gir ingen fordeler med tanke på etterbruk av lokalene.
Det mangler en uforutsett post i finanseringen. Dette kan bety at overskridelser må søkes dekket inn gjennom reduksjoner i prosjektet, tas fra inventarbudsjettet eller vedlikeholdsmidler eller tilleggsbevilges. Kontrakten er en totalentreprise som skal bidra til forutsigbar økonomi i prosjektet.
Forfalte fakturaer i prosjektet bør betales enten finansieringen er avklart eller ei. Det vil påløpe forsinkelsesrente på fakturaene.
Det er viktig at formannskapet avklarer hvilke forhold som de spesielt ønsker ekstern vurdering av knyttet til inngått kontrakt.
